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【摘 要】利用SAP系統通知單的功能對企業內部的通知工作流程進行規范化,信息化.通過具体實施方案闡述了通知工作流程在SAP系統的實現的過程和技術,對企業管理水平的提高具有借鑒意義.

【關 鍵 詞】通知工作流程;通知單;規范化;信息化

現行新產品研制程序是設計、加工、裝備、修改、再加工、再裝備、再修改的多循環的研制程序.另外,因產品設計部門和制造部門沒有事先的溝通交流、設計人員缺乏產品加工裝配工藝方面的綜合能力等,在產品研制后期,會發生大量的工程更改.由于有些更改需要立即執行,時間緊迫,企業內部各部門又相對獨立,若要走正規的工程更改流程,周期太長,會直接影響到生產任務進度.在不失工程更改規范性的前提下,為了能使更改正確快速的執行下去,傳統方法一般采用紙質臨時通知的方式,由設計部門或制造部門起草通知,審批通過后下發到生產車間及相關部門執行.這種臨時通知以人工方式傳遞,信息傳遞的及时性、共享性和可追溯性差,管理混亂而且效率低下,為組織生產造成了不良影響.本文介紹了如何基于SAP系統通知單功能實現傳統的紙質臨時通知工作流程,為企業實現通知工作流程提供了一種實施方法.

1.現狀

現行的紙質臨時通知,由需發起通知的部門按照企業內部自己規定的格式起草通知,通過WORD或EXCEL的形式編輯,然后打印出来,以人工簽字的方式進行流程的審批,審批完后復印成多份下發到需要通知到的各個部門或單位,讓其按照通知內容去執行.圖1為人工紙質臨時通知流程.

SAP系統通知單在企業的應用與參考屬性評定
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這種臨時通知以人工方式傳遞,需要花費大量的人力和物力,而且效率低下:紙質通知需要專門的人和地

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理空間去保管,亦會增加成本;因通知數量繁多,若需查找某段期間的某一通知,耗時耗力,難度大;通知在審批通過后,需打印成多份下發到車間等各相關的部門去執行,造成了資源的浪費.

2.SAP臨時通知方案

在SAP系統中基于通知單的功能,加以配置與二次開發,實現了區別于正式工程更改的臨時通知功能應用,即把企業內部現行的一套人工紙質通知工作流程在SAP系統中實現.該方案可用于多種類型的通知,如用料申請通知,包括生產相關的用料申請,勞保用品、辦公用品、工具計量儀器等的用料申請等;物料維護通知,修改SAP系統中的某個物料號的屬性或擴充視圖等;還可包涵企業內部各種會議、文件、章程之類的通知通告的下發與接收.

2.1系統參數配置

在SAP系統中使用事務代碼CT04為各種參數創建特性,以方便維護人員進行配置.包括定義臨時通知的類型,臨時通知的審批步驟與審批流程,臨時通知的簽收單位等.以審批流程定義為例,先定義好審批步驟對應的步驟號,如設計編制為S1,設計校對為S2,設計審核為S3,設計批準為S4,那么由設計編制到校對到審核到批準的審批流程即為S1->S2->S3->S4.定義完成后,在后續的二次開發代碼中,通過特性的讀取,即可得出相應的審批流程步驟,而無需用戶自己去對應.通過特性實現配置能夠體現出參數定義的靈活性,且方便快捷,便于用戶快速掌握.

2.2數據庫表方案設計

在SAP系統中通過事務代碼SE11建立存儲通知單相關數據的數據庫表,包括標識通知唯一的通知單號,還有通知描述,通知長文本,審批流程,審批狀態與意見,簽收狀態與意見等.所有操作如查詢顯示,審批,簽收,都是依托存儲于數據庫的數據上的.

2.3通知單屏幕

通過SAP系統 功能(事務代碼為SPRO)對跨應用組件下通知單模塊進行配置,即通過SAP系統預留的客戶子屏幕來實現企業內部的需求.繪制的屏幕涵蓋其通知包含的內容,如通知類型、通知描述、創建人、通知具体內容、審批流程、審批時間、審批意見、簽收部門簽收情況等內容.另外,可根据实際情況添加功能,如添加具体附件,使通知內容可以描述的更加詳細;打印預覽及生成PDF文件,使得通知能夠生成電子及紙質文件以供下發.僅繪制屏幕是不夠的,還要在相應的出口中通過代碼的編寫來檢查各部分填寫的正確性及完整性,實現數據的存儲與讀取,并完成功能按鈕所觸發的操作.

2.4通知單查詢、審批、簽收及打印

通過編寫ABAP代碼進行二次開發,實現對通知單的查詢、審批、簽收及打印單據等功能.功能性的操作實現包含查詢條件、輸出顯示結果等的定義,對某一通知單的審批及通知單內容的打印,各部門指定負責人對通知單內容的簽收等,將因通知單內容引起的工程更改關聯到該通知單等.打印的通知單的格式如圖2所示.

3.总结

本文通過對企業內部通知的流程進行歸納总结,研究出了一套基于SAP系統通知單功能的流程,使之信息化,規范化,簡明化.將通知流程納入企業已實施的SAP系統進行集中管理,使用者在熟悉的環境里更易上手,而且系統維護人員不需另外增加;簡化了繁瑣的紙質通知的起草,審批以及下發的流程,使得信息傳遞順暢及时,避免因復雜的流程給企業帶來不可估量的損失;實行電子數據流通,進行無紙化管理,節省資源,降低成本,提高人工效率,增強信息的共享性,為數據的統計與分析提供了數據來源;采用可靠的數據庫存儲,不易丟失,提高了其可追溯性.


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參考文獻

[1]黃佳.SAP高級應用開發[M].機械工業出版社,2007.

[2]黃佳.SAP程序設計[M].機械工業出版社,2005.

參考文獻:

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